Het beschrijven van het aanmeldingsproces en het algoritme is tamelijk complexe materie. Om alles grondig uit te leggen is het belangrijk om vooraf enkele begrippen te verklaren.
Enkele begrippen
Voorrangsgroepen
De regelgeving bepaalt dat sommige kinderen recht hebben op voorrang. Deze kinderen behoren tot een zogenaamde voorrangsgroep.
Er zijn verschillende voorrangsgroepen:
- Kinderen van dezelfde leefentiteit. Kort samengevat zijn dat broers of zussen, halfbroers of halfzussen.
- Kinderen van personeel van de school.
- Kinderen die zowel behoren tot dezelfde leefentiteit EN waarvan de ouder personeelslid is vormen een prioritaire voorrangsgroep.
- Indicator- en niet-indicatorleerlingen.
- (Enkel voor Brussel: kinderen met een ouder die Nederlands spreekt)
De mate waarin en de manier waarop de voorrang wordt toegekend wordt bepaald door de regelgeving en de lokale afspraken binnen de regelgeving. In de lokale context kan bijvoorbeeld gekozen worden voor ongelimiteerde voorrang voor broers en zussen en kinderen van personeel of voor voorrang onder voorbehoud van plaats. GAVS past het algoritme aan op basis van de gemaakte keuzes.
Indicatorleerlingen en niet-indicatorleerlingen
Om een gezonde sociale mix te creëren hanteert de Vlaamse overheid het concept van dubbele contingentering.
Dubbele contingentering houdt in dat er per school, vestigingsplaats, geboortejaar, leerjaar een aantal plaatsen gereserveerd wordt voor indicator- en voor niet-indicatorleerlingen.
De verhouding tussen indicator- en niet-indicatorleerlingen wordt bepaald vanuit de plaatselijke context. Voor de jongste twee geboortejaren en het eerste leerjaar is de dubbele contingentering verplicht. Voor hogere geboortejaren en leerjaren bepalen de lokale initiatiefnemers of ze wel of niet de dubbele contingentering wensen toe te passen.
Indicatorleerlingen zijn:
- kinderen uit gezinnen die in het lopende schooljaar of het vorige schooljaar een schooltoelage ontvingen en/of
- kinderen van wie de moeder geen diploma secundair onderwijs heeft, of geen studiegetuigschrift van het zesde jaar secundair onderwijs.
Niet-indicatorleerlingen zijn alle leerlingen die aan geen enkele van de indicatorvoorwaarden voldoen.
Als er in een contingent plaatsen overblijven en in het andere contingent meer kinderen zijn aangemeld dan er vrije plaatsen zijn, worden de vrije plaatsen verder ingevuld tot de capaciteit bereikt is. Er worden m.a.w. geen plaatsen leeg gelaten zolang er nog aangemelde kinderen op de wachtlijst staan.
Gekoppelde aanmeldingen
Ouders kunnen ervoor kiezen om meerdere kinderen tegelijk aan te melden. Dit noemt men een gekoppelde aanmelding. Ouders geven op die manier aan dat de kinderen aan dezelfde school van hoogst mogelijke voorkeur moeten worden toegewezen.
Let wel! Als er voor 1 van de gekoppelde kinderen geen plaats is in de school van hoogste voorkeur wordt geen van de gekoppelde kinderen aan deze school toegewezen. De toewijzing gaat naar de school van voorkeur waar voor alle gekoppelde kinderen een plaats vrij is. Dat betekent dat dit niet noodzakelijk de school van hoogste voorkeur is.
Voor meerlingen geldt hier een uitzondering. Meerlingen die gekoppeld aangemeld worden, worden altijd samen toegewezen, ook als er voor slechts 1 van hen een plaats beschikbaar is.
Afstand tot de school
De lokale initiatiefnemer bepaalt op welke manier de afstand tot de school berekend wordt. De regelgeving biedt de mogelijkheid tussen wandelafstand en vogelvlucht. GAVS kan beide mogelijkheden voor u programmeren.
Voor wandelafstand maakt GAVS gebruik van Google Maps. Ouders kunnen de afstand gemakkelijke verifiëren door in Google Maps de route op te vragen en te kikken op wandelen.
Voor vogelvlucht maakt GAVS gebruik van eenvoudige boldriehoeksmeetkunde.
Hoe werkt het?
scholen maken hun aantal vrije plaatsen kenbaar
In uw gemeente zijn er een aantal scholen. Elk van die scholen heeft per geboortejaar en leerjaar een bepaalde capaciteit.
Capaciteit betekent het maximaal aantal leerlingen dat een school haalbaar vindt. De capaciteit hangt samen met de fysieke ruimte, het pedagogisch project, pedagogisch comfort.
Vóór de start van de aanmeldingen zijn al heel wat plaatsen ingevuld. Uitzondering hierop vormt het instapjaar. Hier start men met een lege leerlingengroep en is het aantal vrije plaatsen gelijk aan de capaciteit. (Bij voorinschrijving of vooraanmelding van de voorrangsgroep broers en zussen en kinderen van personeel, worden de ingeschreven kinderen uit de voorrangsgroep beschouwd als zittende leerlingen.)
Voor de overige geboortejaren en leerjaren is het aantal vrije plaatsen gelijk aan de capaciteit min het aantal zittende leerlingen. Waar van toepassing wordt rekening gehouden met het aantal indicator- en niet-indicatorleerlingen.
De vrije plaatsen worden bekend gemaakt vóór elke deelperiode binnen het aanmeldings- en inschrijvingstraject.
ouders melden hun kinderen aan
Van zodra alle capaciteiten, en vrije plaatsen gekend zijn, kan de aanmeldingsperiode beginnen. Tijdens de aanmeldingsperiode melden ouders hun kinderen aan. Ouders kunnen meerdere scholen kiezen. Hierbij duiden ze aan welke school hun eerste voorkeur geniet, welke de tweede, enzovoort.
het algoritme verdeelt de aanmeldingen
Na het afsluiten van de aanmeldingsperiode berekent het algoritme welke kinderen aan welke school toegewezen worden. Hieronder volgt een procesmatige beschrijving van het algoritme.
Stap 1
- Alle aanmeldingen worden toegewezen aan hun eerste keuze.
- Alle aanmeldingen worden per contingent gesorteerd.
- Eerst worden de niet-indicatorleerlingen uit voorrangsgroepen 1, 2, 3 en 5 gesorteerd op afstand. Het kind dat het dichts bij de school woont krijgt plaats 1 binnen het contingent niet-indicator. Het kind dat het 2de dichtst woont krijgt plaats 2 binnen dit contingent. Enzovoort.
- Daarna worden de indicatorleerlingen uit de voorrangsgroepen gesorteerd binnen het contingent indicator. Dit gebeurt volledig analoog aan de verdeling van de niet-indicatorleerlingen.
- Vervolgens worden de niet-indicatorleerlingen die niet tot voorrangsgroep 1, 2, 3 of 5 behoren gesorteerd op afstand binnen hun contingent. Ze krijgen de volgnummers die volgen op het laatste nummer dat toegewezen was aan de niet-indicatorleerlingen.
- De overige indicatorleerlingen worden op analoge manier verdeeld binnen hun contingent.
Stap 2
- Er wordt berekend hoeveel resterende vrije plaatsen er zijn per contingent. (dit is het verschil tussen het aantal vrije plaatsen die de school heeft opgegeven voor dit contingent en het aantal leerlingen die zich voor dit contingent aangemeld hebben.)
- Als blijkt dat het verschil negatief is, dan worden de laatste leerlingen binnen dit contingent verhuisd naar het andere contingent, onderaan de lijst. Indien er nog voldoende plaats is in het andere contingent, stopt de verdeling voor dit contingent. Indien niet, dan worden ze gemarkeerd om te verplaatsen.
- Kinderen die gekoppeld zijn aan een kind dat gemarkeerd is om te verplaatsen, worden ook gemarkeerd. Aangezien door deze bewerking, een extra plaats vrijkomt in een contingent waar een gekoppeld kind gemarkeerd werd, worden opnieuw alle gemarkeerde kinderen overlopen, om te bekijken of er toch geen plaats vrij is. Als dat het geval is, wordt de markering geannuleerd voor dit kind.
- Voor alle gemarkeerde aanmeldingen, wordt de schoolvoorkeur geïncrementeerd (+1).
- Alle aanmeldingen worden toegewezen aan hun huidige schoolvoorkeur (die mogelijks net verhoogd is met 1)
- Alle aanmeldingen worden per contingent gesorteerd op afstand. (Analoog met Stap 1, puntje 2)
Stap 3
- Herhaal stap 2 tot er geen verschuivingen meer plaatsvinden.
resultaten worden naar de ouders verstuurd
Op het einde van de aanmeldingsperiode kunnen de toewijzingsbrieven en MNGI-brieven (Melding Niet-Gerealiseerde Inschrijving) gedownload worden om af te drukken ofwel kunnen ze rechtstreeks gemaild worden naar de ouders. Met deze brieven kunnen ouders inschrijven in de school waaraan hun kind is toegewezen. Indien hun kind geweigerd werd voor bepaalde scholen, ontvangen ze ook een weigeringsdocument (MNGI) voor elk van die scholen. Op dit weigeringsdocument staat een volgnummer, ter indicatie van de hoeveelste in de wachtrij het kind is. Het is mogelijk om alsnog toegelaten te worden in een school van hogere voorkeur, mochten er extra plaatsen vrijkomen in die school, of in het geval dat andere kinderen zich niet inschrijven.
Naast het automatisch genereren van brieven is het ook mogelijk om de resultaten als Excel werkblad te downloaden, en vervolgens via Mailmerge manueel de mailing op te stellen.