Overeenkomst

Het volgende werd overeengekomen tussen

LOP Aalst SO
hierna genoemd LOP

en

Jules Colle
BDWM
Banierstraat 9
9040 Gent,
hierna genoemd BDWM

Gent, 30 januari 2021

Het LOP geeft BDWM de opdracht om een aanmeldingssysteem te ontwikkelen.

Het aanmeldingssysteem zal bereikbaar zijn via de website so.naarschoolinaalst.be

BDWM zal een aanmeldingsformulier ontwikkelen waar volgende gegevens opgevraagd worden.

Verzamelde gegevens

• Domicilie-adres van het kind (of de kinderen).
• Het aantal kinderen van dezelfde leefentiteit die samen willen aanmelden: 1, 2, 3, 4 of 5
  • Per kind:
    • naam, voornaam, geboortedatum, rijksregisternummervoor
    • voor welke richting het kind wil aanmelden. (1A, 1B, of beiden).
• Naam, voornaam, e-mailadres en telefoonnummer van de ouder.
• Ja/nee antwoord op de vraag “Ontving het gezin voor het schooljaar 2019-2020 of voor het schooljaar 2020-2021 een schooltoeslag?”
• Ja/Nee antwoord op de vraag “Heeft de moeder (minstens) een diploma secundair onderwijs?”
• Een lijst van schoolvoorkeuren (minimaal 1, maximaal 5) in volgorde van voorkeur. Hierbij wordt rekening gehouden met de gekozen richting en het aantal kinderen.
  • Bij het aanmelden van 1 kind wordt gevraagd:
    • Schoolvoorkeuren 1A indien het kind voor 1A of beiden wil aanmelden. Er kan enkel gekozen worden voor scholen die 1A aanbieden.
    • Schoolvoorkeur 1B indien het kind voor 1B of beiden wil aanmelden. Er kan enkel gekozen worden voor scholen die 1B aanbieden.
  • Bij aanmelden van meer dan 1 kind wordt gevraagd:
    • Schoolvoorkeuren. Er zal enkel kunnen gekozen worden voor scholen die voor alle kinderen relevant zijn. Bijvoorbeeld: Als een kind 1A kiest en een tweede kind 1B (of beiden), worden enkel de scholen getoond die zowel 1A als 1B aanbieden.
• Per opgegeven schoolvoorkeur, het antwoord op de vraag of het kind tot een voorrangsgroep behoort voor deze school. Mogelijke antwoorden zijn:
  • Ja, er zit een broer of zus van dit kind op de deze school
    • Indien ja: de naam van broer of zus.
  • Ja, er werkt een ouder van dit kind op deze school
    • Indien ja: de naam van het personeelslid.
  • Nee
• Of de ouder de brief met het resultaat van de aanmelding ook met de post wil ontvangen, of enkel via e-mail.
• Wie dit formulier heeft ingevuld. Keuze tussen:
  • Ikzelf
  • Schoolsecretariaat
  • Dienst Samenleving en Gezin
  • OCMW
  • Vertrouwenspersoon
• Indien iemand anders dan “Ikzelf”: de naam en het e-mailadres van de persoon die het formulier ingevuld heeft.
• Goedkeuring van volgende verklaringen:
  • Ik heb bovenstaande gegevens naar waarheid ingevuld
  • Ik verklaar op eer dat elke ouder/voogd van dit kind akkoord gaat met deze aanmelding
  • Ik ben akkoord dat het Lokaal Overlegplatform (LOP) Aalst SO de ingevulde persoonsgegevens conform haar privacy beleid behandelt. (Met een link naar het privacybeleid)

Er zullen nergens gegevens voor-ingevuld worden. Voor het geven van ieder antwoord moet de invuller bewust een actie ondernemen. Alle velden zijn verplicht in te vullen, tenzij anders vermeld.

Opslag en verzending van het formulier

Bij het verzenden van het formulier zullen een aantal acties automatisch worden uitgevoerd.

Een samenvatting van het ingevulde formulier zal naar de volgende e-mail adressen gestuurd worden:

• Het e-mail adres van de ouder/voogd
• Het e-mail adres van de persoon die het formulier heeft ingevuld (indien van toepassing) in CC
• Het e-mail adres van de LOP-deskundige in Bcc
• Het e-mail adres van BDWM (jules.colle@gmail.com) in Bcc

De verzonden formulieren zullen opgeslagen worden in een beveiligde databank op de server van BDWM.

Beveiliging van de gegevens

BDWM neemt de nodige stappen om de data die verzameld wordt tijdens de aanmeldingsperiode zo goed mogelijk te beveiligen. BDWM beschouwt alle data als vertrouwelijk en enkel in te kijken door het LOP. BDWM verklaart op eer om de data met niemand te delen, tenzij op expliciete vraag van het LOP.

BDWM kan 1 of meerdere beheerders toegang geven tot de backend van de website. Deze beheerder is meestal de LOP-deskundige, maar op vraag van het LOP kunnen er ook extra beheerders aangemaakt worden die toegang krijgen tot de backend. Deze beheerders zullen zelf een wachtwoord kunnen aanmaken. Alle wachtwoorden worden versleuteld bewaard in de databank en kunnen door niemand achterhaald worden (ook niet door BDWM.)

Beheerders zullen alle verzonden formulieren kunnen inkijken, en de gegevens in de formulieren aanpassen. BDWM zal zelf nooit gegevens op een formulier wijzigen, tenzij op expliciete vraag van het LOP.

BDWM verbindt zich er toe om na het bekendmaken van de resultaten alle verzamelde gegevens te wissen of te anonimiseren. Eveneens zullen alle formulieren die via e-mail naar BDWM verzonden werden, gewist worden. Hiervan kan afgeweken worden indien het LOP expliciet vraagt dat de data langer bewaard moet worden.

In het geval er onverhoopt toch een datalek zou optreden, zal BDWM dit zo snel mogelijk kenbaar maken aan het LOP. Het is dan de plicht van het LOP om de ouders hiervan op de hoogte te brengen.

Beschrijving van het standaardalgoritme

Doel van het algoritme

Het doel van het algoritme is om aan iedere school per studierichting een lijst met leerlingen toe te kennen. Deze lijst wordt verder onderverdeeld in een lijst van toegewezen leerlingen, en een lijst met geweigerde leerlingen. Deze beide lijsten worden worden elk verder onderverdeeld in een lijst met indicator-leerlingen en een lijst met niet-indicator-leerlingen. In elk van deze vier lijsten krijgt iedere leerling een volgnummer.

Bijvoorbeeld voor het eerste leerjaar A in de school “Atheneum” (met 5 vrije plaatsen) zou deze lijst er als volgt kunnen uitzien:

Liesbeth (1ste keuze), Jan en Marie (2de keuze) werden toegewezen als indicator-leerlingen.
Jo en Luc (1ste keuze) worden toegewezen als niet-indicator-leerlingen.
Nancy werd met haar 2de voorkeur voor deze school geweigerd. Er werden geen indicator-leerlingen geweigerd voor deze school.

Voorbeeld van een mogelijk eindresultaat

Gesteld dat er 3 scholen in totaal zijn, met respectievelijk 2, 3 en 5 vrije plaatsen, en een totaal van 11 leerlingen aanmelden, dan zouden de aanmeldingen er zo kunnen uitzien:

En zou dit het eindresultaat kunnen zijn:

Stap voor stap

Hoe komen we tot bovenstaand eindresultaat?

Stap 1: Willekeurige nummers toekennen

Iedere leerling krijgt per schoolkeuze een uniek willekeurig gegenereerd nummer toegewezen.

Stap 2: Iedereen wordt aan zijn eerste voorkeur toegewezen

Initieel krijgt iedereen zijn eerste voorkeur toegewezen. Leerlingen komen in de kolom die met hun contingent overeenkomt terecht en worden oplopend gerangschikt op basis van het toevalsnummer voor de betreffende school.

Stap 3: Weigeren

Wanneer er in een school minder vrije plaatsen zijn dan het aantal leerlingen die er momenteel zijn toegewezen, dan zullen een aantal leerlingen geweigerd worden. Hierbij wordt rekening gehouden met het aantal gereserveerde plaatsen per contingent en met het volgnummer. Leerlingen met het hoogste volgnummer (onderaan de lijst) zullen het eerst in aanmerking komen voor weigering. Indien de capaciteit bereikt is binnen 1 contingent worden de overige leerlingen niet onmiddellijk geweigerd, een deel kan nog nog blijven indien er nog een plaatsoverschot is in het andere contingent.

Geweigerde leerlingen worden als geweigerd gemarkeerd binnen de school, en krijgen binnen de lijst met weigeringen ook een volgnummer (i.e. hun plaats op de wachtlijst). Ze worden vervolgens toegewezen aan de school van hun volgende voorkeur.

In dit voorbeeld wordt Marie geweigerd voor “GO!”, en Jan en Nancy worden geweigerd voor “VTI”. Alledrie worden ze nu aan hun 2de voorkeur toegewezen: “Atheneum”

Stap 4: Rangschikken

Binnen alle kolommen worden de leerlingen nu opnieuw gerangschikt op schoolvoorkeur, en daarna op toevalsnummer.

(In dit voorbeeld moesten enkel de posities van Jan en Marie veranderd worden ten opzichte van de vorige situatie)

Stap 5: Herhalen

We herhalen stap 3 en stap 4 tot er geen veranderingen meer plaatsvinden:

Het algoritme zal voor ieder kind automatisch een fictieve laatste keuze genereren: Een school met de naam “Niet toegewezen” waar eindeloos veel plaatsen zijn voorzien. Deze fictieve school dient enkel als hulpmiddel om in een oogopslag te kunnen zien wie nergens toegewezen is.

Opmerkingen:

Om de complexiteit van bovenstaande voorbeelden te beperken werd er geen rekening gehouden met de voorrangsgroepen broer-zus en kinderen van personeel. Het is zo dat er eerst op deze voorrangsgroepen zal gesorteerd worden. Indien nodig zal een school ook in overcapaciteit kunnen gaan. M.a.w. kinderen die tot een voorrangsgroep behoren zullen nooit aan een minder gunstige keuze worden toegewezen dan de keuze waarvoor ze tot een toegangsgroep behoren.

Volgens het standaarddossier is gekoppeld aanmelden niet mogelijk. De Aalstse scholen gaan tijdens de inschrijvingsperiode wel alles in het werk stellen om kinderen van dezelfde leefentiteit samen te laten inschrijven. Om dit te faciliteren, zal BDWM het mogelijk maken om kinderen van dezelfde leefentiteit samen te laten aanmelden voor dezelfde scholen binnen hetzelfde aanmeldingsformulier. Kinderen die samen aanmelden zullen elke een afzonderlijk toevalsnummer krijgen, en zullen op geen enkele manier bevoordeeld worden door het algoritme. Het algoritme zal ook niet zelf plaatsen bijmaken of leerlingen toewijzen in overcapaciteit. De LOP deskundige kan achteraf wel opzoeken wie samen aangemeld heeft, en dit aan de scholen doorgeven.

Het optimalisatie-algoritme

BDWM gaat het engagement aan om naast de ontwikkeling van het hierboven beschreven standaard-algoritme te onderzoeken op welke manier het algoritme kan geoptimaliseerd worden binnen de krijtlijnen van het standaarddossier waaraan het LOP zich moet houden.

De optimalisatie bestaat er in essentie uit om het aantal toewijzingen aan de eerste en tweede keuzes te maximaliseren, zonder dat ouders met kennis van de gebruikte optimalisatie-technieken hier persoonlijk voordeel uit zouden kunnen halen ten koste van ouders zonder deze kennis.

Het optimalisatie-algoritme zal er uit bestaan om het standaard algoritme meerdere keren na elkaar te laten uitvoeren, telkens met andere willekeurig gegenereerde toevalsnummers. Dit zal een set van resultaten opleveren. De moeilijkheid zit er hem in om het beste resultaat te selecteren zonder dat ouders met voorkennis van het algoritme hier strategisch voordeel uit kunnen halen.

BDWM zal proberen een oplossing te zoeken, waarbij ouders meer baat hebben bij een eerlijke selectie van hun voorkeuren, dan bij een strategische selectie. BDWM maakt echter geen garanties dat het dergelijk algoritme zal vinden.

Mocht er een algoritme gevonden worden dat volgens beide partijen de beoogde optimalisatie kan bereiken zonder de gelijke onderwijskansen in het gedrang te brengen, dan nog draagt het LOP de eindverantwoordelijkheid als zij verkiezen het resultaat van dit algoritme te gebruiken in plaats van het resultaat van het standaardalgoritme.

Asluiten van de aanmeldingsperiode

Na afloop van de aanmeldingsperiode zullen de nodige documenten gegenereerd worden door het systeem:

• Per kind dat finaal toegewezen werd aan zijn eerste keuze:
  • Brief met melding toewijzing aan eerste keuze
• Per kind dat finaal toegewezen werd aan een andere keuze dan zijn eerste keuze (n):
  • Brief met melding toewijzing aan n-de keuze.
  • MNGI per school waarvoor het kind geweigerd werd.
• Per kind dat finaal nergens toegewezen werd:
  • Brief met melding nergens toegewezen.
  • MNGI per school waarvoor het kind geweigerd werd.

De beheerder zal op een knop kunnen drukken die de documenten via e-mail naar de betrokken ouders verzendt.

De beheerder zal eveneens alle documenten als PDF kunnen downloaden.

De beheerder zal een lijst kunnen opvragen van alle ouders die het veld “Ik wil mijn resultaat ook via de post ontvangen” hadden aangevinkt. Op basis van deze lijst kan de beheerder dan enkel de nodige documenten afdrukken.

Prijszetting

De prijs voor de ontwikkeling van het aanmeldingssysteem bedraagt 2500 Euro. Dit is inclusief ondersteuning tijdens de aanmeldingsperiode.

Extra aanpassingen aan de website en werk dat buiten de scope van deze overeenkomst valt wordt aangerekend aan 60 Euro/uur.

Alle prijzen zijn exclusief BTW.

Algemene voorwaarden

De algemene voorwaarden van BDWM zijn van toepassing op deze overeenkomst. De algemene voorwaarden kunnen geraadpleegd worden op https://bdwm.be/algemene-voorwaarden/